KOBİ Nedir?

KOBİ Nedir? Adım Adım E-Faturaya Geçiş Rehberi

KOBİ terimi, “Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler” anlamına gelmekte olup, bir işletmenin KOBİ olarak sınıflandırılması çalışan sayısına, ciroya veya diğer belirli ölçütlere bağlıdır. KOBİ tanımı, 26 Mayıs 2023 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmelik değişikliği ile önemli ölçüde güncellenmiştir. Bu yeni yönetmelik, önceki düzenlemeyi yürürlükten kaldırarak güncel ekonomik ve ticari gelişmelere uyum sağlamıştır.  

Bu düzenleme ile KOBİ olmak için temel kriterlerden biri olan yıllık net satış hasılatı veya mali bilanço limiti, 250 milyon TL’den 500 milyon TL’ye yükseltilmiştir. Çalışan sayısının hesaplanmasında, sadece hizmet akdi ile çalıştırılanların dikkate alınmasına yönelik net bir düzenleme yapılmıştır. KOBİ Beyanının geçerlilik tarihi standart hale getirilmiş; Gelir vergisi mükellefleri için Mart ayı sonu, kurumlar vergisi mükellefleri için ise Nisan ayı sonu olarak belirlenmiştir. İşletme türü belirlenirken önceki yönetmelikte oy oranı da dikkate alınırken, yeni yönetmelikte sadece sermaye oranının dikkate alınmasına yönelik bir düzenleme yapılmıştır. Ayrıca, önceki yönetmeliğin altı adet eki sadeleştirilerek tek bir ek halinde yeniden düzenlenmiştir, bu da bürokratik süreçleri basitleştirmeyi amaçlamaktadır.  

KOBİ’ler, çalışan sayıları ve mali kriterlerine göre üç ana kategoride sınıflandırılmaktadır:

• Mikro İşletme: 10’dan az çalışanı olan ve yıllık net satış hasılatı veya mali bilançosu 10 milyon TL’yi aşmayan işletmeler (önceki limit 5 milyon TL idi).  
• Küçük İşletme: 50’den az çalışanı olan ve yıllık net satış hasılatı veya mali bilançosu 100 milyon TL’yi aşmayan işletmeler (önceki limit 50 milyon TL idi).  
• Orta Büyüklükteki İşletme: 250’den az çalışanı olan ve yıllık net satış hasılatı veya mali bilançosu 500 milyon TL’yi aşmayan işletmeler (önceki limit 250 milyon TL idi).  

KOBİ’ler Neden E‑Faturaya Geçilmeli?

E‑Fatura, kağıt yerine dijital ortamda düzenlenen ve GİB onaylı faturadır. KOBİ’ler için geçişin 3 temel faydası vardır

1. Zaman ve Maliyet Tasarrufu
   Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetleri azalır; tek tıkla fatura oluşturulur.
2. Dijital Uyum ve Risk Azaltımı
   Vergi mevzuatına otomatik uyum sağlanır, işlem süreçleri şeffaflaşır.
   Anlık takip, saklama kolaylığı ve kesintisiz entegrasyonla iş süreçleri hızlanır.
3. Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, kargo, arşivleme ve noter onay masraflarını önemli ölçüde azaltır. Örneğin, Paraşüt gibi entegratörler aracılığıyla fatura başına maliyetler kuruş seviyesine inebilmektedir.  
4. Zaman Verimliliği: Fatura düzenleme ve gönderme süreçlerini hızlandırır, anında iletim imkanı sunar. Bu, muhasebe süreçlerini hızlandırır ve manuel hatalardan kaynaklanan riskleri minimize eder.  
5. Çevresel Faydalar: Kağıt tüketimini azaltarak doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur ve işletmelerin karbon ayak izini düşürmelerine yardımcı olur.  
6. Güvenlik ve Risk Azaltma: Dijital format, faturaların kaybolması, hasar görmesi veya yanlış düzenlenmesi riskini en aza indirir. GİB sistemi ile entegre olması, vergi denetimlerinde daha güvenli bir yapı sunar ve sahte fatura riskini önlemeye yardımcı olur.  
7. Kolay Arşivleme ve Erişim: Faturaların yasal süreler boyunca güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde hızlıca erişilmesini sağlar.  
8. Muhasebe ve ERP Sistemleriyle Entegrasyon: Mevcut muhasebe ve Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleriyle kolayca entegre olabilir, finansal süreçlerin daha verimli ve otomatik bir şekilde yönetilmesini sağlar.  
9. Diğer Dijital Çözümlerle Uyumluluk: E-Arşiv Fatura ve E-Defter gibi diğer e-dönüşüm çözümleriyle uyumlu çalışarak işletmelerin genel dijital dönüşüm sürecini hızlandırır.  

E-Faturaya Geçiş Zorunluluğu Nelerdir?

E-Fatura uygulamalarına geçiş zorunluluğu, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenmektedir. Bu tebliğ, zaman zaman güncellenerek kapsamı genişletilmekte ve daha fazla işletmenin dijital dönüşüm sürecine dahil olması sağlanmaktadır.  

E-Fatura Zorunluluğu İçin Belirlenen Kriterler:

• Genel Ciro Limiti:
  • 2025 yılı için cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar için e-fatura zorunluluğu bulunmaktaydı.  
  • En güncel bilgilere göre, 2024 veya müteakip hesap dönemleri için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2025’e kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçmesi zorunludur.  
  • Geçmiş yıllarda bu limitin 10 milyon TL’den 5 milyon TL’ye düşürüldüğü gözlemlenmektedir, bu da zorunluluk kapsamının sürekli genişlediğini göstermektedir.

KOBİ’ler için E-Faturaya Geçiş Rehberi

KOBİ’ler için e-fatura sistemine geçiş yapmak için işletmelerin iki temel yöntemi bulunmaktadır: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Portal’ı üzerinden doğrudan başvuru yapmak veya yetkili bir e-Fatura Özel Entegratörü kullanmak. GİB portalı üzerinden ücretsiz kullanım imkanı bulunsa da, daha yüksek işlem hacmi olan ve operasyonel kolaylık arayan şirketler genellikle özel entegratör veya entegrasyon çözümlerini tercih etmektedir. Özel entegratörler, e-fatura geçiş zorunluluğu ile ilgili tüm işlemlerde büyük kolaylık ve verimlilik sağlayabilir.  

Adım 1: Mali Mühür veya E-İmza Temini

E-fatura sistemine geçişin ilk ve en önemli adımı, mali mühür veya e-imza temin etmektir. Tüzel kişiler (şirketler) e-fatura işlemleri için bir mali mühür edinmek zorundadır. Gerçek kişiler (şahıs şirketleri, serbest meslek erbapları) ise mali mühür yerine e-İmza kullanabilirler. Mali mühür veya e-imza, GİB’in e-Fatura sistemine güvenli bir şekilde erişim sağlamak ve e-Fatura ile ilgili tüm yasal işlemleri elektronik ortamda onaylamak için yasal olarak zorunlu bir araçtır.  

Mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) web sitesi üzerinden online başvuru yapılabilir. E-imza temini için de ilgili sertifika sağlayıcıları araştırılabilir. Başvurudan sonra genellikle 2-5 gün içinde mali mühür teslim alınabilmektedir. Mali mühür veya e-imza temini belirli bir ücrete tabidir; örneğin, HSM Yerinde Gözetim ve Sertifikalandırma hizmetinin fiyatlarına Kamu SM web sitesinden ulaşılabilir.  

Adım 2: Gerekli Sürücülerin Yüklenmesi

Mali mühür veya e-imza alındıktan sonra, cihazın bilgisayarınızda düzgün çalışabilmesi için ilgili sürücülerin yüklenmesi gerekmektedir. Özellikle GİB’in e-Fatura ve e-Defter uygulamaları için doğru Java versiyonu kritik öneme sahiptir. Eğer bilgisayarınız 32-bit bir makine ise, sadece 32-bit Java kurmanız yeterlidir. Ancak 64-bit bir makine kullanıyorsanız, GİB’in 32-bit Java kullandığı göz önüne alındığında, önce 32-bit Java’yı, ardından 64-bit Java’yı kurmanız gerekmektedir. Bu adım, mali mührün veya e-imzanın sistemle sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasını sağlar.  

Adım 3: Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) Başvuru

E-fatura sistemine geçiş için Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) resmi başvuru yapılması gerekmektedir. Bu başvuru, GİB’in e-Fatura portalı üzerinden veya bir özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirilebilir.

• GİB Portal Yöntemi: GİB’in e-Fatura portalı üzerinden doğrudan ve ücretsiz olarak e-fatura düzenlenebilir ve gönderilebilir. Bu yöntem, düşük işlem hacmine sahip veya başlangıç aşamasındaki KOBİ’ler için uygun olabilir. GİB e-fatura portalına giriş yapıldıktan sonra “Belge İşlemleri” bölümünden e-fatura seçilerek gerekli bilgiler girilir ve fatura düzenlenip onaylanır.  
• Özel Entegratör Yöntemi: Eğer bir özel entegratör ile çalışmayı tercih ediyorsanız, GİB’e yapılan başvuruda “Yararlanma yöntemi” olarak “Özel Entegratör” seçeneği işaretlenmelidir. Başvuru formu, mali mührünüz bilgisayarınıza takılıyken doldurulur. Bilgiler girildikten sonra “mali mühür Kullanarak Başvur” butonuna tıklanır. Açılan ekranda “Tanımla” butonuna basılarak sürücülerden “akisp11.dll” dosyası seçilir, kart adı girilir ve 6 haneli PIN numarası ile giriş yapılır. Sertifika bilgileriniz ekrana geldikten sonra “İmzala” seçeneği ile başvuru süreci tamamlanır.  

Adım 4: Özel Entegratör Seçimi ve Entegrasyon Süreci

Özel entegratörler, e-fatura sistemine geçiş sürecini KOBİ’ler için önemli ölçüde kolaylaştıran ve operasyonel verimlilik sağlayan kuruluşlardır.

• Özel Entegratörün Avantajları:
  • E-Fatura geçiş zorunluluğu ile ilgili tüm işlemlerde büyük kolaylık ve verimlilik sağlar.  
  • Tek bir menüden birçok işlemin otomatik olarak yapılmasına olanak tanır, bu da iş yükünü azaltır.  
  • Gelen e-Faturaların anında muhasebe programına aktarılması ve mükellefin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığının anında sorgulanması gibi pratik özellikler sunar.  
  • Muhasebe sistemiyle eş zamanlı çalışma avantajı sağlayarak finansal süreçleri hızlandırır.  
  • Ofis ve ev dışında her yerden fatura kesme ve gönderme esnekliği sunar.  
• Seçim Kriterleri:
  • Güçlü teknolojik altyapıya sahip olması ve e-fatura saklama hizmeti sunması kritik öneme sahiptir, zira kesilen faturaların yasal süreler boyunca güvenli bir şekilde saklanması ve gerektiğinde raporlanması gerekebilir.  
  • Kesintisiz müşteri desteği ve teknik yardım imkanları, olası sorunlarda hızlı çözüm bulmak için önemlidir.  
  • Maliyet yapısı: Paraşüt gibi bazı entegratörler KOBİ’ler için ücretsiz e-fatura entegrasyonu sunarken, sadece fatura başına düşük maliyetler talep edebilir. Bu tür uygun maliyetli seçenekler, başlangıç aşamasındaki KOBİ’ler için cazip olabilir.  
• Entegratör Değişikliği: Mevcut özel entegratör sisteminden memnun olunmaması durumunda farklı bir entegratör firmaya geçiş yapmak mümkündür. Bu süreçte önce yeni özel entegratörle anlaşma sağlanır ve aktivasyon işlemleri tamamlanır, ardından mevcut entegratördeki hesabın kapatılması talep edilir. GİB Portal’dan özel entegratöre geçiş yapıldığında GİB Portal hesabı otomatik olarak kapanır. Özel entegratörden GİB Portal’a geri dönmek istenirse, GİB’e kaşeli ve imzalı bir dilekçe ile başvuruda bulunulması gerekmektedir.